Чек-лист просмотра площадки перед бронированием

Что проверить на площадке лично: от электричества и акустики до разгрузки, парковки и условий отмены бронирования.

Фотографии помогают составить первое впечатление, но перед важным мероприятием площадку лучше осмотреть лично. Возьмите с собой тайминг, предварительную схему зонирования и этот чек-лист.

Зал и инфраструктура

Проверьте реальный размер зала и высоту потолков.

Посмотрите, где будут сцена, экран, столы, танцпол и фотозона.

Оцените гардероб, санузлы, гримёрки и комнату для организаторов.

Уточните доступность для гостей с ограниченной мобильностью.

Звук, свет и электричество

Попросите включить штатный свет и послушайте акустику пустого зала. Узнайте мощность электросети, расположение розеток, возможность подвеса оборудования и ограничения по уровню шума. Если работает приглашённый подрядчик, заранее согласуйте технический райдер.

Логистика

Пройдите путь гостя от метро или парковки до входа. Отдельно проверьте маршрут подрядчиков: где разгружается оборудование, есть ли грузовой лифт и сколько времени разрешено занимать подъезд. Для загородной площадки оцените дорогу вечером и возможность заказать такси.

Еда и напитки

Если у площадки свой ресторан, запросите меню, условия дегустации и размер сервисного сбора. При внешнем кейтеринге проверьте кухню, холодильники, воду и правила утилизации. Уточните пробковый сбор и возможность привезти торт.

Документы и деньги

Что входит в аренду, а что оплачивается отдельно?

Какой размер предоплаты и залога?

Можно ли перенести дату?

Каковы условия отмены?

Кто отвечает за поломки и финальную уборку?

После просмотра попросите менеджера зафиксировать договорённости в смете или приложении к договору. Устные обещания легко теряются ближе к дате события.

Подобрать площадку для просмотра